LAS ACTAS DE LAS JUNTAS DE PROPIETARIOS

Es conocido que las actas de las Asambleas Generales deben estar transcritas a un libro oficial, debidamente registrado, en el que habrán de escribirse todos los acuerdos que se adopten en la comunidad.

En las actas solo deben oficialmente reflejarse, con algunas detalles, las propuestas que, de acuerdo con el orden del día de la reunión, han sido aprobadas o rechazadas por la Asamblea General, especificando la votación efectuada para la adopción de este acuerdo.


La Ley de Propiedad Horizontal establece en su artículo 19.2 que:


2. Las actas de cada reunión deben expresar, al menos, las siguientes circunstancias:


a) Fecha y lugar de celebración.

b) El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.

c) Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.

d) La lista de asistentes y sus respectivos cargos, así como los propietarios representados, con indicación, en cualquier caso, de sus cuotas de participación.

e) Orden del día de la reunión.

f) Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que votaron a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.

Al margen de estas circunstancias, el administrador no está obligado a transcribir al acta nada más, aunque es bastante normal que el administrador mencione los comentarios principales que han llevado a la decisión final sobre la adopción o no del acuerdo, y todo ello a fin de que los propietarios ausentes puedan entender con más detalle lo que ocurrió en la asamblea en relación con los acuerdos aprobados o rechazados.

Sin embargo, no sería normal, ni estaría el administrador-secretario obligado a transcribir todos los comentarios expresados ​​en la reunión por los asistentes ( aunque así lo pidan), ni incluir en el acta el contenido de correos electrónicos o cartas que algunos de los propietarios que no van a la reunión envían previamente a la administración solicitando su inclusión. Son el administrador secretario y el presidente quienes razonablemente deben decidir qué comentarios deben o no incluirse en acta.  

Si se transcribiera al acta todo lo que se dice en la reunión, probablemente su extensión sería enorme y necesitaría un libro de actas para cada reunión, que no es el objetivo de las actas.

A veces, un propietario quiere que un notario acuda a la reunión y sea quien tome el acta. En estos casos, la junta de propietarios puede autorizar o no al notario a permanecer en la reunión y tomar sus propias notas de lo que allí se hable y decida, pero el acta oficial de la reunión serán las firmadas por el administrador y el presidente.

En el punto nº 3 del artículo 19 de la HPL anteriormente mencionado se menciona que:

«Serán subsanables los defectos o errores del acta siempre que la misma exprese inequívocamente la fecha y lugar de celebración, los propietarios asistentes, presentes o representados, y los acuerdos adoptados, con indicación de votos a favor y en contra, así como las cuotas de participación que respectivamente suponga y se encuentre firmada por el presidente y el secretario. Dicha subsanación deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la junta de propietarios, que deberá ratificar la subsanación «. De todos modos, siempre es aconsejable proponer para la aprobación en la siguiente reunión de la comunidad las actas de la anterior para que el propietario pueda tener la posibilidad de rectificar cualquier error que se haya podido cometer.

Deja una respuesta